Versione 1.0 · pubblicata il 17/09/2026

Informativa sul trattamento dei dati personali

Soci e tesserati dell'Associazione — art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Versione 1.0 — in vigore dal 17 settembre 2026

Chi tratta i tuoi dati

Associazione Sportiva Dilettantistica Tangovivo Via Tropea 14 — 00178 Roma (RM) · Codice fiscale 96636660589 Email: segreteria@tangovivo.eu

L'Associazione è il titolare del trattamento. Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati, scrivi all'indirizzo qui sopra.

Che cosa è cambiato rispetto alla versione precedente

Da questa versione l'Associazione usa un proprio sistema di gestione al posto del gestionale esterno che usava prima, e in segreteria ti risponde un assistente automatico. Le due cose cambiano chi vede i tuoi dati e con quali strumenti vengono trattati, non il perché li trattiamo. Qui sotto trovi tutto, con le parti nuove marcate come tali.

Chi riguarda questa informativa

Riguarda chi si associa a Tangovivo e chi si tessera per partecipare alle nostre attività senza diventare socio. I dati che trattiamo e il modo in cui li trattiamo sono gli stessi: cambia il titolo con cui partecipi, non ciò che facciamo con le tue informazioni.

Se ci hai scritto per informazioni ma non ti sei ancora tesserato, vale l'altra informativa: tangovivo.eu/privacy-lead.

Le nostre attività sono riservate a persone maggiorenni.

In segreteria ti risponde un assistente automatico

Quando scrivi alla segreteria su WhatsApp ti risponde un assistente automatico, non una persona. Te lo diciamo qui e te lo ripetiamo nel primo messaggio, perché è giusto che tu lo sappia mentre stai scrivendo, non dopo.

L'assistente risponde alle domande su corsi, orari, sedi e quote, registra le tue prenotazioni, ti ricorda le scadenze e gestisce i recuperi. In qualsiasi momento puoi chiedere di parlare con una persona: basta scriverlo, e la conversazione passa a noi. Le decisioni che contano — chi entra in una classe, cosa succede se un pagamento non va a buon fine, un rimborso, un caso particolare — le prende una persona, non l'assistente.

L'assistente vede della tua scheda solo ciò che serve a risponderti. Del certificato medico, per esempio, sa soltanto se è valido, in scadenza o mancante: non vede il documento, non sa cosa c'è scritto dentro e non ne conosce la data.

Quali dati trattiamo, e perché

• Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, email, telefono — per iscriverti al libro soci, tesserarti ed emettere le ricevute. La base è il rapporto associativo che hai chiesto tu, insieme agli obblighi di legge sugli enti sportivi.
• Il genere — ci serve solo per calcolare il codice fiscale, che lo richiede. ⚠ Non lo usiamo per decidere il ruolo con cui balli: quello lo scegli tu, ed entrambi i ruoli sono aperti a chiunque.

Il codice fiscale non te lo chiediamo: lo calcoliamo dalla data e dal luogo di nascita e dal genere, e te lo mostriamo prima che tu confermi. Così non può contenere un errore di battitura. Se quello che risulta non coincide con quello che hai sul documento, non lo sovrascriviamo: te lo segnaliamo e lo verifichiamo insieme.

• Certificato medico per attività sportiva non agonistica — per verificare che tu possa praticare e per coprirti con l'assicurazione. La base è un obbligo di legge, spiegato più avanti.
• Quota associativa, abbonamenti, pagamenti, ricevute, e i dati necessari all'addebito ricorrente — per incassare, rendicontare e tenere la contabilità. La base è il rapporto associativo, insieme agli obblighi fiscali.
• Presenze alle lezioni, corso e sede a cui sei iscritto, ruolo di ballo, recuperi e crediti maturati — per tenere il registro, comporre le classi, dirti se hai diritto a un recupero e tenere il conto di ciò che ti spetta. La base è il rapporto associativo, insieme agli obblighi di legge sui registri.
• Messaggi che ci scambiamo con la segreteria — per risponderti e organizzare la tua partecipazione. La base è il rapporto associativo.
• NUOVO — Se ti rendi disponibile a venire in aiuto di una classe sbilanciata: le chiamate che ti mandiamo e le tue risposte, per tenere il conto di chi ha risposto e riconoscerti i crediti che ti spettano. La base è il rapporto associativo. Ne parliamo meglio più sotto, perché è l'unico punto in cui il sistema tiene una misura del tuo comportamento.

Le basi giuridiche, in breve.

⭐ Solo l'ultima riga dipende dal tuo consenso. Puoi dire di no e restare socio esattamente come prima: l'adesione non dipende da quella scelta.

Il ruolo di ballo — guida o seguito — lo scegli tu. Ci serve solo a comporre le classi, perché una lezione di coppia funziona se i due ruoli sono in equilibrio. Entrambi i ruoli sono aperti a chiunque, e puoi cambiarlo quando vuoi.

Il certificato medico

È l'unico dato sulla tua salute che trattiamo, e lo trattiamo nel modo più ristretto possibile.

Perché ce l'hai fatto avere: la legge italiana obbliga chi organizza attività sportiva non agonistica a verificare l'idoneità di chi la pratica. Non è una nostra scelta e non possiamo farne a meno — per questo non ti chiediamo un consenso che, se lo negassi, ci impedirebbe comunque di farti ballare.

Cosa ne facciamo: registriamo la data di scadenza e conserviamo il documento. Chi organizza corsi e classi, e l'assistente automatico, vedono soltanto se il tuo certificato è valido, in scadenza o mancante — non il documento e non cosa c'è scritto dentro. Al documento accede solo la segreteria, e solo quando serve.

NUOVO — dove sta il documento: il file è conservato in archivio cifrato su server situati in Francia, nell'Unione Europea (Scaleway, regione di Parigi), separato dal resto della tua scheda. Fino alla dismissione del gestionale che usavamo prima, una copia resta anche lì.

Per quanto: fino alla scadenza del certificato e per un anno dopo. Serve a poter dimostrare, subito dopo la stagione a cui si riferisce, che avevamo verificato la tua idoneità; passato quell'anno il documento non ci serve più e non lo teniamo. È il tempo più breve che ci siamo sentiti di tenere, non il più lungo che potremmo.

Non trattiamo nessun altro dato sanitario. Se ci racconti di un problema fisico perché ne teniamo conto in lezione, resta una comunicazione fra te e chi insegna: non lo registriamo.

NUOVO — Come componiamo le classi, e l'unica misura che teniamo su di te

Una lezione di tango funziona se i due ruoli sono in equilibrio. Il nostro sistema, ogni giorno, guarda quante guide e quanti seguiti ci sono in ciascuna classe e, quando lo scarto è troppo grande, chiede a chi si è reso disponibile di venire a colmarlo, riconoscendogli un credito.

Per farlo il sistema tiene, di chi si è reso disponibile, quante volte è stato chiamato e quante ha risposto entro l'ora. È una misura del comportamento, e vogliamo che tu sappia esattamente che uso ne facciamo:

• conta poco e conta per ultima: serve solo a scegliere fra due persone ugualmente adatte per ruolo, sede e giorno — non a escludere nessuno;
• non ti declassa e non ti toglie nulla: non incide sulla tua iscrizione, sulle tue quote, sui tuoi diritti di socio né sulla possibilità di partecipare alle lezioni;
• non produce effetti giuridici su di te e non è una decisione automatizzata di quelle vietate dall'art. 22 del Regolamento: la scelta finale di chi chiamare, e ogni eccezione, restano nelle mani di una persona;
• puoi chiedercela: ti diciamo che numeri abbiamo e da dove vengono, e puoi chiedere di uscire dall'elenco dei disponibili quando vuoi, senza doverci spiegare perché.

Le assegnazioni di posto — chi entra in una lezione piena, chi va in lista d'attesa, chi recupera quando — sono decise da regole scritte da noi e uguali per tutti (capienza della sala, equilibrio dei ruoli, ordine di arrivo). Se una di queste decisioni ti sembra sbagliata, scrivicelo: la rivede una persona.

NUOVO — I pagamenti

Se scegli il pagamento ricorrente, l'addebito è gestito da Stripe, che tratta i dati della tua carta per conto proprio come titolare autonomo del trattamento in qualità di prestatore di servizi di pagamento. Il numero della tua carta non passa mai da noi e non lo conserviamo: il nostro sistema conserva solo un riferimento tecnico che ci consente di richiedere l'addebito successivo, la data e l'esito di ogni pagamento.

Se un addebito non va a buon fine ricevi da noi dei solleciti, in parte automatici. La sospensione dell'accesso alle lezioni per morosità, se si arriva a quel punto, è decisa da una persona e ti viene comunicata.

A chi comunichiamo i tuoi dati

Enti e professionisti che li trattano per finalità proprie:

• A.S.C. — Attività Sportive Confederate, Via Reno 30, 00198 Roma (C.F. 97644950012), l'ente di promozione sportiva riconosciuto dal CONI a cui siamo affiliati con il n. 22170. Riceve i dati necessari al tesseramento e alla copertura assicurativa e li tratta come titolare autonomo. Per i diritti che riguardano quel trattamento puoi scrivere direttamente a segreteria@ascsport.it.
• Il professionista che tiene la nostra contabilità, per le ricevute e gli adempimenti fiscali.
• Stripe, per l'esecuzione dei pagamenti, nei limiti descritti sopra.
• La banca e il fornitore del servizio POS, per gli incassi in sala.

Fornitori che li trattano per conto nostro, su nostre istruzioni e con un contratto che li vincola (art. 28 GDPR):

• Render Services, Inc. (525 Brannan Street, San Francisco, California, Stati Uniti), che ospita il nostro sistema e la banca dati su server situati a Francoforte, nell'Unione Europea. La società è statunitense e per gestire il servizio può accedere ai dati: quel trasferimento è coperto dal Data Privacy Framework e, in subordine, dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
• Scaleway S.A.S. (Francia), che fornisce l'archivio cifrato in cui è conservato il certificato medico, su server situati a Parigi.
• Anthropic Ireland, Limited (Irlanda), che fornisce il modello di intelligenza artificiale con cui l'assistente automatico genera le risposte. Per erogare il servizio Anthropic si avvale della società statunitense del gruppo: quel trasferimento è coperto dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda), che fornisce WhatsApp.
• Google Ireland Limited (Irlanda), che fornisce la posta elettronica e l'archiviazione documentale dell'Associazione.
• GLE Holding S.r.l. Società Benefit, via Cusani 10, 20121 Milano (P. IVA 10327970967), che ha fornito il gestionale Golee usato fino alla migrazione: i dati vi restano fino alla dismissione, alla quale chiederemo la restituzione e la certificazione della cancellazione.

Oltre a questi, i tuoi dati sono visibili alle persone dell'Associazione autorizzate a trattarli, ciascuna per la parte che le serve: la segreteria vede la scheda completa, chi insegna vede l'elenco della propria classe e lo stato del certificato, non il documento.

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità loro.

NUOVO — Dati che escono dall'Unione Europea, e il limite che ci siamo dati

Il sistema e la banca dati stanno in Europa. Oltre all'accesso tecnico del fornitore che ospita il sistema, di cui abbiamo detto sopra, l'unica uscita dall'Unione riguarda il contenuto della conversazione con l'assistente automatico, che viene elaborato dall'infrastruttura statunitense del fornitore del modello. Il trasferimento è protetto dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Su questo punto applichiamo anche una regola nostra, più stretta di quanto la legge imponga:

• al modello arriva solo ciò che serve a risponderti — mai il documento del certificato medico, mai i dati di pagamento, mai la tua scheda per intero;
• le conversazioni non vengono usate per addestrare il modello;
• non conserviamo il testo che inviamo al modello: dell'operazione restano solo misure tecniche (quanto è durata, se è riuscita), per 90 giorni.

Comunicazioni promozionali

Se ti abbiamo chiesto e ci hai dato il consenso, possiamo scriverti quando apre una data nuova o quando organizziamo eventi e stage. È un consenso separato, non ti serve per essere socio, e puoi revocarlo quando vuoi: basta dircelo, anche solo scrivendolo in chat.

Le comunicazioni che riguardano la tua iscrizione — orari, sospensioni, scadenze, quote — non sono promozionali e continuiamo a mandartele finché sei dei nostri.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

• Iscrizione al libro soci: per tutta la durata del rapporto e successivamente per il tempo previsto dalle norme sugli enti associativi.
• Certificato medico: fino a scadenza, e un anno dopo.
• Ricevute, pagamenti, scritture contabili: dieci anni, come impone la legge.
• Presenze e registri: dieci anni, perché fanno parte della rendicontazione dell'attività.
• Messaggi con la segreteria: 24 mesi dall'ultimo contatto.
• Registrazioni tecniche del funzionamento del sistema: 90 giorni.
• Consenso alle comunicazioni promozionali: finché non lo revochi, e la registrazione della revoca resta come prova.

I tuoi diritti

Puoi chiederci di sapere quali dati abbiamo su di te e averne copia, correggerli, cancellarli, limitarne l'uso, opporti al trattamento o riceverli in un formato leggibile per portarli altrove (artt. 15-22 GDPR). Puoi inoltre chiedere che una decisione presa dal sistema venga rivista da una persona. Scrivi a segreteria@tangovivo.eu: rispondiamo entro un mese.

Una cosa che è giusto dirti prima e non dopo: se ci chiedi di cancellare tutto, non possiamo farlo per intero. Ricevute, scritture contabili e registri delle presenze restiamo obbligati a conservarli per il tempo che la legge impone, anche contro la tua richiesta. Tutto il resto lo cancelliamo.

Se pensi che stiamo trattando i tuoi dati in modo scorretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Sei obbligato a darci i tuoi dati?

Per associarti e per essere tesserato sì: senza anagrafica, codice fiscale e certificato medico non possiamo iscriverti né assicurarti. Il consenso alle comunicazioni promozionali invece è libero, e non cambia nulla del tuo rapporto con noi. Rendersi disponibili ad aiutare una classe sbilanciata è, allo stesso modo, una scelta libera.

Se questa informativa cambia

Questa pagina porta un numero di versione e una data. Se cambiamo qualcosa di rilevante pubblichiamo una versione nuova e, quando la modifica ti riguarda direttamente, te lo diciamo sul canale su cui ci scriviamo. La versione precedente resta disponibile su richiesta: è quella che vale per i consensi raccolti mentre era in vigore.

Versione 1.0 — 17 settembre 2026